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Servizi Organizzativi

Gestione delle iscrizioni

  • Mailing pre e post congressuale
  • Gestione on-line delle iscrizioni e dei pagamenti
  • Elaborazione di database elettronico riportanti tutti i dettagli per ciascun iscritto
  • Corrispondenza con gli iscritti al Congresso, per posta, fax o tramite e-mail, per invio della conferma di iscrizione, informazioni, etc.

Gestione delle prenotazioni alberghiere

  • Scelta e opzione di un numero di camere adeguato alle esigenze di ogni Congresso suddiviso fra le varie categorie alberghiere
  • Richiesta di speciali convenzioni alberghiere dedicate all'evento
  • Gestione delle prenotazioni effettive durante tutto il periodo dell'organizzazione con l'elaborazione di una rooming list finale
  • Gestione dei pagamenti alberghieri
  • Gestione dei rapporti con gli iscritti ed invio delle conferme della prenotazione

Gestione dei viaggi, dei trasferimenti

  • Organizzazione di piani di viaggio individuali
  • Organizzazione dei trasferimenti
  • Biglietteria aerea e ferroviaria

Rapporti con i relatori

  • Contatti e corrispondenza con i relatori e gli ospiti precedentemente indicati dal Comitato Organizzatore
  • Raccolta documentazione (contributi scientifici, liberatorie, autorizzazioni, documentazione personale)
  • Elaborazione di programmi di viaggio personalizzati, emissione ed invio di biglietteria aerea o ferroviaria, conferma di ospitalità alberghiera

Gestione organizzativa e logistica del Congresso

  • Individuazione sedi congressuali e sedi per gli eventi collaterali
  • Allestimento sedi congressuali
  • Forniture e assistenza tecnica (impianti Audio/Video/registrazione, postazioni telefoniche, postazioni Internet, etc.)
  • Servizio di interpretariato
  • Servizio Hostess
  • Segreteria Congressuale in loco
  • Predisposizione del "welcome desk" presso gli hotels o aeroporti.
  • Gestione ed organizzazione dei servizi di trasporto (servizio navetta, servizio di trasporto auto con conducente)
  • Predisposizione del programma sociale e/o programma per accompagnatori
  • Creazione dei piani di lavoro
  • Coordinamento dello staff congressuale e dei collaboratori

Comunicazione e documentazione congressuale

  • Ideazione ed elaborazione di materiale dedicato (brochures, locandine, manifesti)
  • Mailing
  • Elaborazione dei Proceedings
  • Predisposizione della documentazione congressuale (cartelle, schede di iscrizione, schede di registrazione, badges, attestati di partecipazione, documentazione ECM)

Pubbliche Relazioni

  • Gestione dei contatti con gli le Segreterie e gli Uffici di Presidenza di aziende private, Istituti ed Enti pubblici, Pubblica Amministrazione (locale, regionale, nazionale)
  • Gestione dei contatti con gli sponsor
  • Gestione dei contatti con i Comitati tecnici e le segreterie scientifiche
  • Ricevimento ed accoglienza